A GESTÃO DA EMERGÊNCIA: uma visão abrangente por José Calinas

Outros defendem que a Gestão da Emergência, a Gestão de Crises e a Continuidade de Negócio/Atividade são coisas distintas e que podem concorrer juntas, mas com estruturas distintas, para a resolução da situação;

Eu desde que estudo e acompanho esta ciência que é a Gestão da Emergência que vejo a mesma como algo que está em contínuo movimento e sempre a receber e a dar contributos na resolução das situações, ao longo do tempo;

Com este "esquema" dá-se a devida importância e destaque a cada atividade que a mesma deve ter ao longo do tempo, alocando recursos a essa atividade, que pela sua importância no momento merece sem, no entanto, as outras cessarem, dando continuidade à gestão da emergência, ou seja, vamos trabalhar no sentido que quando sofremos um "impacto" estarmos preparados para no mais curto período de tempo conseguirmos restabelecer o nosso serviço ou atividade de modo que os "nossos clientes" possam usufruir do mesmo de um modo mesmo que condicionado, mas com efetividade.

Para mim e para muitos dos Gestores da Emergência o grande trabalho está na Preparação, é aqui, que se analisa todo e se processa a informação obtida, é aqui que face aquilo que resultou do primeiro processo de análise de risco, que foi fonte de ações de eliminação e mitigação, e posterior reanálise de risco que se impõe o planeamento.

Planear é efetivamente uma caraterística de um Gestor da Emergência, mesmo sabendo que o primeiro instrumento a cair perante o impacto é o plano que elaboramos para lhe fazer face. Mas o processo de planear, o conhecimento quer de aspetos externos, como o território, a população, as redes e serviços básicos e acima de tudo os contactos pessoais que se estabeleceram e mantiveram, levarão a que rapidamente se proceda a um novo planeamento para fazer face ao que agora nos é transmitido e conhecido.

Porque é bem verdade que "ter um plano, não significa estar preparado", mas mais verdade é "não ter um plano, jamais estaremos preparados".

O processo de levar a cabo os planos, fornece a devida elasticidade quer ao Gestor da Emergência, quer à sua Equipa, que farão toda e diferença no dia em que tiverem de se ajustar à brutalidade da realidade e responder ao sinistro…

Para a maioria dos "responsáveis" pela atividade da Proteção Civil em Portugal a atividade de "planear" resume-se ao Plano de Emergência, sendo que na esmagadora maioria das vezes o mesmo é "comprado" a Entidades Externas à Organização ou Entidade.

Muitas vezes ouvimos dizer a este ou aquele Responsável Político, ou Empresarial "temos um Plano de Emergência e como tal estamos a cumprir a lei". Ou seja, o Plano é entendido como algo que "temos de ter", pouco importa para que serve ou para quem serve.

A minha visão, quase extraterrestre, da Gestão da Emergência tem na fase da Preparação a necessidade de elaboração de inúmeros planos e Programas:

1. Plano de Mitigação;

2. Programa de Informação e Educação Pública;

3. Plano de Segurança;

4. Plano de Emergência;

5. Plano de Recuperação;

6. Plano de Continuidade;

7. Plano de Contingência;

8. Programa de Formação e Treino;

8.1. Plano de Formação e Treino.

9. Plano de contratação e desenvolvimento de RH;

10. Plano de aquisição de equipamentos;

11. Plano financeiro.

De um modo sucinto o que são e para que servem estes planos;

1. Plano de mitigação: conjunto de projetos de execução a médio e longo prazo, destinados a reduzir o impacto de futuros incidentes, através da aplicação de medidas de prevenção e/ou de proteção.

2. Plano de Informação e Educação Pública: conjunto de ações de educação e informação que visem a maior e melhor perceção por parte da população das situações que a pode afetar assim como de procedimentos e ações que visem o entendimento dos planos que são elaborados no sentido da sua proteção e segurança.

3. Plano de segurança: tendo em consideração as condições existentes no momento em que é elaborado, visa reduzira possibilidade de ocorrência de incidentes e minimizar os impactos deles decorrentes.

4. Plano de emergência: uma vez ocorrido o incidente, visa proteger a integridade das pessoas, das instalações, do equipamento e da informação, por forma a minorar os prejuízos humanos e materiais e permitir o rápido restabelecimento da normalidade.

5. Plano de recuperação: após a ocorrência do incidente, visa o rápido restabelecimento da normalidade funcional, repondo a situação num estado igual, ou superior, ao que antecedia o momento do incidente.

6. Plano de continuidade: visa manter a organização em operação durante a ocorrência do incidente, a resposta ao mesmo e o período de recuperação.

7. Plano de contingência: plano elaborado para fazer face a situações imprevistas.

8. Programa de formação e treino: conjunto de ações de formação e treino, organizadas e planeadas a longo prazo, com carácter periódico e permanente.

8.1. Plano de Formação e Treino: visa dotar todos os intervenientes num incidente/desastre das competências necessárias para:

8.1.1. As vítimas:

– Sobreviverem, escapando ilesas e possível e com o mínimo de danos materiais.

– Darem o alerta.

– Dentro das suas possibilidades, auxiliarem outras vítimas.

8.1.2. Os "assistentes":

– Darem o alerta.

– Dentro das suas possibilidades, auxiliarem as vítimas.

– Não interferirem de forma negativa nas operações de socorro.

8.1.3. Os Agentes de Proteção Civil e pessoal das organizações de socorro (First Responders):

– Darem o alerta.

– Procederem a reconhecimentos e avaliações da situação.

– Atuarem de acordo com as suas especialidades de forma a socorrerem pessoas e bens, minimizando danos pessoais e materiais, e contendo e extinguindo a origem do acidente, catástrofe ou calamidade.

– Protegerem-se a si próprios e aos seus equipamentos, de forma a evitar que se transformem em vítimas e que percamos os seus equipamentos.

9. Plano de contratação e desenvolvimento de RH; as pessoas são o principal objeto da Gestão da Emergência, quer como destinatários da mesma, quer como elementos de desenvolvimento e persecução de ações. A Equipa que serve a Gestão da Emergência deve ser aumentada sempre que necessário e alvo de inúmeras atualizações e formações e isso deve estar devidamente planeado.

10. Plano de aquisição de equipamentos; os planos só têm efetividade se quem os tem de levar a cabo tiver á sua disposição equipamentos e ferramentas adequadas, para tal é de extrema importância a existência de um plano de aquisição de equipamentos plurianual.

11. Plano financeiro: todo o acima referido só é possível se existir o devido financiamento, assim é essencial que seja atribuído no orçamento da Entidade, Organização as verbas necessárias à persecução da Gestão da Emergência e através deste plano essas verbas serem devidamente geridas.

Como facilmente se percebe há planos que tem uma maior preponderância sobre outros, porquê? Porque são aqueles que efetivamente fazem a diferença, são os planos Operacionais:

1. Plano de Segurança;

2. Plano de Emergência;

3. Plano de Recuperação;

4. Plano de Continuidade;

5. Plano de Contingência.

Estes planos por terem maior preponderância, maior visibilidade e serem "operacionais" não são mais importantes que todos os outros, até porque os mesmos só podem ter sucesso se os outros existirem, mas são estes na realidade que dão maior visibilidade no terreno à Gestão da Emergência.

A minha luta é para que na "Proteção Civil" estes também venham a existir e não só o "plano de emergência" e que estes sejam de aplicação ou uso, se assim melhor entenderem, de todas as Entidades e Organizações sejam as mesmas Públicas ou Privadas. Pois, se todos fizerem o seu trabalho de casa, no dia do acidente/desastre será muito mais fácil em conjunto resolver a situação e no mais curto período de tempo voltar a desejável normalidade.

Se a atualidade e a mais recente crise, COVID19, nos trouxe foi a crucial importância da existência de um Plano de Continuidade.

Com os alarmes a suar em Empresas, Entidades e Organizações com responsabilidades em serviços básicos e infraestruturas críticas, quer pelos "confinamentos" quer pela afetação pela doença da esmagadora maioria dos seus Recursos Humanos, houve necessidade de, mais uma vez, correr atrás, de reagir, enfim de gerir DE emergência… houve necessidade de rapidamente serem criados e implementados "planos de continuidade".

Escolas, Hospitais, Serviços Públicos, Forças de Segurança, Forças Armadas, Empresas e muito mais foram apanhados com "as calças na mão".

Houve, no entanto, honrosas exceções, diga-se ou refira-se, Grandes Empresas Internacionais que pela implementação da Norma NFPA 1600 ou pela Norma ISO 22301 já tinham este aspeto acautelado, sendo só necessário umas pequenas adaptações face ao risco que até aí era desconhecido.

Para aqueles que são pouco dados a "americanices" e sendo até a NFPA uma Entidade "desconhecida", dizer que existe uma Norma que de certa forma aborda o mesmo tema e que é mais "worldwide friendly", a Norma ISO 22301:2019 – "Security and resilience — Business continuity management systems — Requirements".

Sendo uma Norma ISO de cumprimento voluntário e para a qual se tem de pagar para ter acesso, tal como a NFPA 1600, parece-me ser uma ótima ferramenta para que pelo menos as Empresas que fornecem Serviços Básicos (água, eletricidade, comunicações) assim como Serviços Públicos e Privados como Hospitais, Clínicas de Hemodiálise, Centros de Cuidados Paliativos, Lares, Creches, Escolas, Universidades, bem como o Estado de nível Local, entendam-se Municípios, tivessem a sua atenção virada para o seu conteúdo, talvez assim fosse depois mais fácil levar a cabo a atividade de Proteção Civil.

Deixo como que um aperitivo a "introdução" da Norma ISO 22301 para poderem degustar e quem sabe "gostar" da mesma.

"Introduction

0.1 General

This document specifies the structure and requirements for implementing and maintaining a business continuity management system (BCMS) that develops business continuity appropriate to the amount and type of impact that the organization may or may not accept following a disruption.

The outcomes of maintaining a BCMS are shaped by the organization's legal, regulatory, organizational and industry requirements, products and services provided, processes employed, size and structure of the organization, and the requirements of its interested parties.

A BCMS emphasizes the importance of:

— understanding the organization's needs and the necessity for establishing business continuity policies and objectives;

— operating and maintaining processes, capabilities and response structures for ensuring the organization will survive disruptions;

— monitoring and reviewing the performance and effectiveness of the BCMS;

— continual improvement based on qualitative and quantitative measures.

A BCMS, like any other management system, includes the following components:

a) a policy;

b) competent people with defined responsibilities;

c) management processes relating to:

1) policy;

2) planning;

3) implementation and operation;

4) performance assessment;

5) management review;

6) continual improvement;

d) documented information supporting operational control and enabling performance evaluation.

0.2 Benefits of a business continuity management system

The purpose of a BCMS is to prepare for, provide and maintain controls and capabilities for managing an organization's overall ability to continue to operate during disruptions. In achieving this, the organization is:

a) from a business perspective:

1) supporting its strategic objectives;

2) creating a competitive advantage;

3) protecting and enhancing its reputation and credibility;

4) contributing to organizational resilience;

b) from a financial perspective:

1) reducing legal and financial exposure;

2) reducing direct and indirect costs of disruptions;

c) from the perspective of interested parties:

1) protecting life, property and the environment;

2) considering the expectations of interested parties;

3) providing confidence in the organization's ability to succeed;

d) from an internal processes perspective:

1) improving its capability to remain effective during disruptions;

2) demonstrating proactive control of risks effectively and efficiently;

3) addressing operational vulnerabilities.

0.3 Plan-Do-Check-Act (PDCA) cycle

This document applies the Plan (establish), Do (implement and operate), Check (monitor and review) and Act (maintain and improve) (PDCA) cycle to implement, maintain and continually improve the effectiveness of an organization's BCMS.

This ensures a degree of consistency with other management systems standards, such as ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001 and ISO 28000, thereby supporting consistent and integrated implementation and operation with related management systems.

In accordance with the PDCA cycle, Clauses 4 to 10 cover the following components.

— Clause 4 introduces the requirements necessary to establish the context of the BCMS applicable to the organization, as well as needs, requirements and scope.

— Clause 5 summarizes the requirements specific to top management's role in the BCMS, and how leadership articulates its expectations to the organization via a policy statement.

— Clause 6 describes the requirements for establishing strategic objectives and guiding principles for the BCMS as a whole.

— Clause 7 supports BCMS operations related to establishing competence and communication on a recurring/as-needed basis with interested parties, while documenting, controlling, maintaining and retaining required documented information.

— Clause 8 defines business continuity needs, determines how to address them and develops procedures to manage the organization during a disruption.

— Clause 9 summarizes the requirements necessary to measure business continuity performance, BCMS conformity with this document, and to conduct management review.

— Clause 10 identifies and acts on BCMS nonconformity and continual improvement through corrective action.

0.5 Contents of this document

This document conforms to ISO's requirements for management system standards. These requirements include a high-level structure, identical core text and common terms with core definitions, designed to benefit users implementing multiple ISO management system standards.

This document does not include requirements specific to other management systems, though its elements can be aligned or integrated with those of other management systems.

This document contains requirements that can be used by an organization to implement a BCMS and to assess conformity. An organization that wishes to demonstrate conformity to this document can do so by:

— making a self-determination and self-declaration; or

— seeking confirmation of its conformity by parties having an interest in the organization, such as customers; or

— seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization; or

— seeking certification/registration of its BCMS by an external organization.

Tendo em conta o exposto facilmente se percebe a minha "obsessão" pela Gestão da Emergência em detrimento da Portuguesa Proteção Civil ou como é normalmente vista pelos Cidadãos. Gestão de Emergência.

A Gestão da Emergência é muito mais trabalhosa, técnica, desafiante, dinâmica, colaborativa, intuitiva e muito menos vistosa, espetacular, reluzente, política, complicada que a práxis da Proteção Civil.

A Gestão da Emergência é algo que TODOS podemos e devemos implementar na nossa vida de modo que possamos fazer face ao imprevisto, inusitado, inesperado, impactante acidente/desastre que mais cedo ou mais tarde nos vai atingir enquanto Sociedade.

Muito mais haverá a escrever sobre este assunto, muito mais gostaria de ler sobre este assunto, muito falta fazer sobre este assunto, muito desejo se faça e implemente sobre este assunto.

A Gestão da Emergência é uma ultramaratona daquelas de mais de 300 km e os Gestores da Emergência são corredores de fundo e tal como estes, são corredores experientes e veteranos, a gestão de emergência são rasgos de impulsividade, são corridas de 100 metros, duram pouco e tem pouca história.